S: Workflowprogramm für Monteure/digitale Berichte

Grüß euch,

ich würde gerne den Workflow bei uns verbessern daher bin ich auf der Suche nach einem Workflow-Programm. Aktuell arbeiten wir mit Outlook und Google Kalender, Whatsapp,…

Prinzipiell geht es um folgendes, aktuell arbeiten wir mit den Google Kalender um Monteure zu disponieren, diese füllen dann auf der Baustelle ihre Berichte aus, welche dann nach ca. einer Woche den Weg zu uns in Büro finden. Dort werden diese dann durch div. Hände gereicht zwecks Verrechnung, Garantie, usw. um irgendwann im SAP eingetragen zu werden.

Mein Wunsch wäre ein Programm/App:

*) mit Kalender für die Dispo der Leute(ev. sogar gleich die km/Zeit sieht für die Verrechnung)
*) eine Cloud o.ä. wo die Leute ihre Berichte sofort abfotografieren und reinspielen können(sogar direkte digitale Bearbeitung in der Cloud möglich?)
*) einfaches Handling – manche Monteure wissen wie man mit einem Handy telefoniert und das war’s

Das wären mal so die Hardfacts, was wünschenswert wären.
Kann man vl. sogar mit SAP einige dieser Punkte abdecken?

Vielen Dank vorab

je nachdem wie viel geld du ausgeben möchtest, könntest das auch mit Asana umsetzen. In der premium version kannst du eigene Felder anlegen und auch teilweise workflows (allerdings erst in der business version) anlegen.
Vorteil: externe email adressen können hinzugefügt werden, ohne, dass die als user gezählt werden. Externe user können auch weder workflows noch felderkonfigurationen bearbeiten.
Einziges "problemchen": User können tickets (sofern sie es sehen) auch gegenseitig bearbeiten. Also müsste man eventuell ein Projekt pro Mitarbeiter anlegen.
Das nützliche von dem ist halt, dass man ein Projekt in verschiedenen modi darstellen kann: kalender, liste, kanban, timeline. Den Kalender kann man dann auch abonnieren und sich so in sein eigenes outlook reinknallen.
Auf der mobileapp könnens ganz isi fotos machen und als kommentare hochladen.

Ein weiterer vorteil ist, du kannst ein ticket in mehreren Projekten mit unterschiedlichen Status haben.
Also z.b. machst ein allgemeines projekt für euch intern, nennen wir es beispielhaft Aufträge. Dann gibts noch zwei Mitarbeiter Sepp A und Susi B welche jeweils ein Projekt haben, welches nur sie sehen können + eure Projektleiter.

Im Projekt wird ein neues Ticket angelegt in spalte "neu". Nennen wir es Montage 1.
Dann wird das Ticket in Spalte "bearbeitet" geschoben, sobald alle notwendigen Infos für die Weitergabe ausgefüllt wurden.
Sobald das fertig befüllt ist, kommt es in Zuweisung. Dann wird es noch gleichzeitig in das Projekt "Susi B" auf "Neu" parallel hinzugefügt (kann man direkt im Ticket machen). Susi B wird informiert via notification. Susi B schaut sich das an und schiebt es in "Angenommen" und füllt ein Fälligkeitsdatum aus. Am Tag der Montage verschiebt susi B das in "in Arbeit". Nun seht alle beteiligten im Ticket den Status. Dann gehts weiter in die Spalte "Arbeit fertig. Doku" dort lädt sie dann alles rein. Sobald sie fertig ist schiebt sie es in "Fertig". Somit ist das ticket wieder bei euch.