Mail-Statusanzeige im LAN

Folgendes Problem: In der Firma gibt es eine e-mail über die Mails empfangen werden welche von unterschiedlichen Leuten beantwortet werden. (Je nach Zuständigkeit.) Das Problem ist eben daß man nicht weiß welche Mail bereits beantwortet wurde und welche noch nicht.

Welche Möglichkeiten gibt es da Ordnung hinein zu bringen?

Problematisch ist es eben daß die emails nicht vom Firmenserver geholt werden sondern direkt über eine Verbindung vom Provider. -> Gibt es da überhaupt eine vernünftige Lösung?