Software required - Sportverein Verwaltungssoftware

Hallo,

ich hoffe ich finde hier ein paar Erfahrungen oder Tipps, da der Zeiterfassungsthread ganz guten Input lieferte.

Requirements:
Digitale Anwesenheitslisten
zum Buchen auf Kurse (Reservieren im Vorhinein) – freiwillig vom User
Zu/Absagen von Kursen (Terminkalenderartig) – freiwillig vom User
Anwesenheitsliste wer wirklich da ist (vom Trainer befüllt) – must have für Abrechnung (können auch nicht vorab angemeldete sein)
Leichte Kommunikation (Push Nachricht, Email, SMS (für die ältere Generation?!),….)
Bsp.: Kurs wird wegen Schlechtwetter abgesagt. Damit kein Teilnehmer dann allein da steht.
Nice to have: Guthabenkontostand können die User mit PIN/… für sich abrufen. Bzw. daraus Rechnungslegung für den Administrator
Beispiel: Ein Kurs kostet 6€/Termin, ich habe 50€ Guthaben und war x mal da = offener Restbetrag noch da
Info für Trainer und Admin wer schon gezahlt hat oder wer noch Guthaben hat und wer noch zahlen muss
löse ich aktuell einfach über eine bedingte Formatierung in nem Spreadsheet
3 Userarten
Administratoren sehen alles und Trainer (eingeschränkt ihre Kurse) haben Übersicht über die Kurse (Teilnehmer, …) aber die User nicht. User sieht nur z.B. seine Kurse (nice-to-have)
DSGVO Konform und Daten in EU Raum gespeichert
~300 unique User

Gesamtübersichtsverwaltung der Teilnehmer für Admin (Adresse, Kontonummer, ….)
Papierlos soweit geht
Nice-to-have: BARCODE/RFID System für Login zum Kurs vor Ort
Kosten
überschaubar vor allem jährliche Kosten sollten nicht über 200-300€ max im Jahr sein.
Usability
App oder so ja nice – Problem sind die unterschiedlichen User von 85 nicht Technikaffin bis Nerds -> also möglichst hohe Usability vor allem für die Älteren
Buchhaltung
ev. ja aber kein Muss
Website oder so nicht nötig da es eine gibt.
Falls es eine Weblösung ist halt einfach implementierbar in die bestehende Seite bzw. einfach über Link und Login zu lösen


Aktuell wird das in einem von mir erstellten Excelfile (nur beim Admin) geregelt inkl. Buchhaltung und ausgedruckten Pivottabellen mit den essentiellen Daten für die Trainer zum Abhakeln der Anwesenheit etc. -> Aufwand und Administration hoch
Ich probiere grad in Coronazeiten das zu digitalisieren, da durch den Sport nur draußen das ganze jetzt z.B. Wetteranfällig ist. Jetzt hat der Trainer halt sowas wie ein Spreadsheet zum digitalen anhakerln aber die Absage und Anmeldung ist halt mühsam. Sind es genug Leute? Oh oh Gewitter in der Zeit, müssen absagen = alle einzeln durchrufen …

„Mein Mitglied“, Termin-direkt.de, Vereinsplaner haben wir mal gefunden ist, sind uns aber zu teuer für den Inhalt (müsste zB Mein Mitglied und Termin-direkt parallel haben für die benötigten Funktionen)

Danke für jeden Input
LG
Niki